大学の窓口業務では、学生・教員・保護者など多様な相手に対して正確で丁寧なメール対応が求められます。 ここでは、問い合わせ返信からFAQ作成、英語メール対応まで、メールコミュニケーションを支援するプロンプトを紹介します。

日時使用した生成AI
2026/2/13ChatGPT,
Claude,
Gemini

学生からの問い合わせへの返信

「変更箇所」を自身の状況に合わせて変更してください。

  あなたは大学の教務課職員です。
学生からの以下の問い合わせメールに対して、適切な返信メールを作成してください。

### 問い合わせ内容 ###
[成績評価について疑義があります。「情報リテラシー入門」の成績が「不可」となっていますが、すべての課題を提出し、期末試験も受験しました。成績の確認をお願いしたいです。]

### 対応方針 ###
* 成績疑義申立制度があることを案内する
* 申立の手続き・期限・必要書類を明記する
* 担当窓口と受付時間を案内する

### 条件 ###
* 丁寧かつ事務的な文体で記載する
* 300〜400文字程度とする
* 件名も作成する
* 学生の不安に寄り添いつつ、制度に基づいた対応であることを伝える

教員からの依頼への返信

「変更箇所」を自身の状況に合わせて変更してください。

  あなたは大学の事務職員です。
教員から以下の依頼メールを受け取りました。適切な返信メールを作成してください。

### 依頼内容 ###
[後期の「データサイエンス概論」（月曜2限）について、受講者数が想定を大幅に超えたため、現在の教室（A棟201・定員60名）からより大きな教室への変更をお願いしたい。受講登録者は約120名。できればPC設備のある教室を希望する。]

### 対応方針 ###
* 教室変更の手続き状況を報告する
* 候補となる教室を提示する
* 変更に伴う注意事項を案内する

### 条件 ###
* 敬語を適切に使用する
* 対応スケジュールを明記する
* 200〜400文字程度とする

保護者からの問い合わせへの返信

「変更箇所」を自身の状況に合わせて変更してください。

  あなたは大学の学生課職員です。
保護者から以下の問い合わせメールを受け取りました。個人情報保護の観点に十分配慮しながら、適切な返信メールを作成してください。

### 問い合わせ内容 ###
[子供（学部2年生）の奨学金について相談したい。家計の急変があり、現在受給していない奨学金の新規申請が可能かどうか知りたい。]

### 対応方針 ###
* 学生本人の同意なく成績・在籍状況等の個人情報は開示できないことを丁寧に説明する
* 家計急変時に利用可能な奨学金制度の一般的な情報を提供する
* 学生本人と一緒に窓口へ来ていただくことを案内する

### 条件 ###
* 保護者の心情に寄り添いつつ、制度上のルールを明確に伝える
* 丁寧で温かみのある文体とする
* 300〜500文字程度とする

FAQ・定型回答の作成

「変更箇所」を自身の状況に合わせて変更してください。

  あなたは大学の窓口対応を担当する職員です。
学生から寄せられる頻出質問に対して、統一的かつ正確な回答テンプレートを作成してください。

### 対象窓口 ###
[教務課の履修・成績関連の窓口]

### 条件 ###
* FAQ形式で5件作成する
* 各回答は100〜200文字程度とする
* 学生が理解しやすい平易な表現を使う
* 関連する手続き方法や参照先（ポータルサイト・窓口等）を含める
* 必要に応じて注意事項を「※」で追記する

### 出力形式 ###
Q: [質問文]
A: [回答文]

クレーム・苦情への返信

「変更箇所」を自身の状況に合わせて変更してください。

  あなたは大学の学生課職員です。
以下の苦情メールに対して、冷静かつ誠実な返信メールを作成してください。

### 苦情内容 ###
[窓口の対応が不親切だった。先日、証明書発行について質問したところ、担当者に「ポータルサイトを見てください」とだけ言われ、具体的な説明がなかった。遠方から来ているのに無駄足になった。大学としてのサービス姿勢を疑う。]

### 対応方針 ###
* まず不快な思いをさせたことを率直に謝罪する
* 事実確認を行う姿勢を示す
* 改善に向けた具体的な取り組みを伝える
* 当該手続きについて改めて案内する

### 条件 ###
* 言い訳や責任転嫁をしない
* 相手の感情を受け止める表現を含める
* 300〜500文字程度とする
* 今後の改善につなげる前向きな姿勢を示す

英語メールの作成・返信

「変更箇所」を自身の状況に合わせて変更してください。

  あなたは大学の国際交流課職員です。
以下の内容に基づいて、海外大学の担当者宛ての英文メールを作成してください。

### メールの目的 ###
[共同研究プロジェクトのキックオフミーティングの日程調整]

### 伝えたい内容 ###
* 共同研究の正式な承認が完了したことの報告
* キックオフミーティングの候補日時を3つ提示（オンライン会議を想定）
* 会議のアジェンダ案への意見を求める
* 参加予定者の確認

### 条件 ###
* フォーマルなビジネス英語で記載する
* 簡潔で明瞭な文章にする
* 時差を考慮した候補日時を提示する
* 件名も作成する

### 相手先情報 ###
* 宛先: [Dr. Smith, University of Melbourne, Office of Research Partnerships]

フォーマルな返答文の生成

「変更箇所」を自身の状況に合わせて変更してください。

  あなたは大学の事務局職員です。
以下の受信メールに対して、フォーマルな返答文を作成してください。

### 受信メール内容 ###
[○○学会より、来年度の全国大会（2026年9月開催）において、貴学の学長に基調講演をお願いしたいとの依頼。テーマは「地方大学の未来と地域連携」。講演時間は60分、会場は東京国際フォーラム。]

### 返答方針 ###
* 講演依頼をお受けする方向で返答する
* 学長のスケジュール確認を行う旨を伝える
* 正式回答の期限を示す
* 講演テーマや時間等の詳細確認事項を挙げる

### 条件 ###
* 格式高いフォーマルな文体で記載する
* 相手への敬意を十分に表現する
* 400〜600文字程度とする
Edit this page

Last updated 13 2月 2026, 21:06 +0900 . history